Wie lässt sich ein Teammeeting gestalten, das produktiv, respektvoll und zugleich achtsam ist? Welche Phasen sollten berücksichtigt werden, und wie kannst Du als Führungskraft nicht nur strukturiert, sondern auch bewusst und empathisch agieren? Besonders für neue Führungskräfte ist die Herausforderung groß.
In diesem Blogartikel erfährst Du, wie Du Teammeetings in vier Phasen strukturieren kannst, um sie effektiver und zugleich achtsamer zu gestalten – und warum die richtigen Fragen dabei eine entscheidende Rolle spielen.
Phase 1: Initialisierung
Der Grundstein jedes Teammeetings ist die Initialisierung, die oft unterschätzt wird. Du legst fest, worum es geht, was erreicht werden soll und wie das Ganze dokumentiert wird. Dies sind die Schritte, die Du beachten solltest:
- Definiere klare Ziele für das Meeting.
- Entwirf eine Agenda und einen Protokollrahmen.
- Schicke vorab eine Terminserie an Dein Team, am besten mit dem Link zu einem gemeinsamen Protokollordner, sodass jeder den gleichen Informationsstand hat.
Diese Vorarbeit schafft Transparenz und klare Strukturen, die Dir und Deinem Team den Einstieg erleichtern.
Phase 2: Vorbereitung
Die Vorbereitung ist entscheidend, damit Dein Teammeeting einen klaren Rahmen erhält. Sowohl Du als Führungskraft als auch Deine Teammitglieder sind hier in der Verantwortung:
- Trage Deine eigenen Themen in die Agenda ein und schätze die dafür benötigte Zeit.
- Prüfe spätestens 24 Stunden vor dem Meeting, welche Themen eingetragen wurden, priorisiere sie und aktualisiere gegebenenfalls die Agenda.
- Sprich Teammitglieder vorab an, falls sie bestimmte To-dos aus vorherigen Meetings zu erledigen hatten.
„Niemand kann eine Sinfonie flöten. Es braucht ein Orchester, um sie zu spielen.“ (Halford E. Luccock)
Das Team ist gleichermaßen gefragt: Themen sollten spätestens 24 Stunden vorher eingetragen werden, damit alle gut vorbereitet sind. So verhinderst Du, dass das Meeting aus dem Ruder läuft oder wichtige Punkte unerwartet auf den Tisch kommen.
Phase 3: Durchführung
Der Ablauf eines Meetings ist wie eine Choreografie, in der jedes Teammitglied eine Rolle spielt. Achte darauf, dass Du als Führungskraft die Moderation übernimmst und für klare Aufgabenverteilungen sorgst:
- Bestimme vorab einen Timekeeper und einen Protokollanten, damit das Meeting strukturiert bleibt.
- Achte während des Meetings darauf, dass alle Teammitglieder aktiv eingebunden werden.
- Stelle sicher, dass nach jedem Punkt konkret festgelegt wird, wer welche Aufgabe bis wann übernimmt.
Und hier kommt ein zentraler Punkt: Die Art der Fragen, die Du stellst, beeinflusst maßgeblich den Verlauf und den Erfolg des Teammeetings.
„Wer fragt, der führt“ (Sokrates)
Fragen können Gespräche steuern, den Austausch vertiefen und Entscheidungen fördern. Es gibt zwei wesentliche Arten von Fragen:
Offene Fragen laden Dein Team ein, tiefer nachzudenken und Lösungen gemeinsam zu entwickeln. Sie fördern Kreativität und erlauben einen breiteren Austausch.
Beispiele dafür sind:
- „Wie können wir das lösen?“
- „Was ist Dein Vorschlag?“
- „Welche Argumente sprechen dafür oder dagegen?“
Offene Fragen schaffen einen Raum für neue Ideen und Perspektiven. Sie helfen, komplexe Themen besser zu verstehen und das Team stärker in die Problemlösung einzubeziehen.
Geschlossene Fragen hingegen helfen, schnell zu konkreten Ergebnissen zu kommen. Sie eignen sich besonders gut, um eine Diskussion abzuschließen oder einen Konsens zu erreichen.
Beispiele:
- „Haben wir Einigkeit darüber?“
- „Bist Du mit den bisherigen Fortschritten zufrieden?“
- „Kannst Du das bis morgen abschließen?“
Eine kluge Kombination aus offenen und geschlossenen Fragen macht Dein Teammeeting dynamisch und zielführend. Starte mit offenen Fragen, um Ideen zu sammeln, und nutze geschlossene Fragen, um Entscheidungen zu treffen oder Unklarheiten zu beseitigen.
Phase 4: Nachbereitung
Ein oft vernachlässigter, aber entscheidender Punkt ist die Nachbereitung. Reflektiere nicht nur die Inhalte des Meetings, sondern auch Deine Rolle als Moderator. Was lief gut? Wo kannst Du Dich verbessern? Achte darauf, Deine eigenen Aufgaben zügig abzuarbeiten, um als Vorbild für Dein Team zu fungieren.
Auch Dein Team ist gefragt: Der Protokollant sollte das Protokoll schnellstmöglich speichern und das nächste bereits vorbereiten. Jedes Teammitglied ist in der Verantwortung, die eigenen To-dos zeitnah abzuarbeiten.
Mindful Leadership in Meetings: Wie Du bewusst und achtsam führst
Mindful Leadership bedeutet mehr als das Abhaken einer Agenda. Es geht darum, wie Du Dich selbst auf das Meeting vorbereitest, wie Du auf Dein Team eingehst und die Dynamik im Raum wahrnimmst.
Hier einige Tipps, wie Du bewusst und achtsam in Teammeetings agieren kannst:
Innere Vorbereitung
Vor dem Teammeeting solltest Du Dir ein paar Minuten Zeit nehmen, um Dich zu sammeln. Atme tief durch, spüre in Dich hinein und definiere Deine Ziele für das Meeting. Das schafft innere Klarheit und Konzentration.
Positive Atmosphäre
Starte das Teammeeting mit einer positiven Note, indem Du z.B. ein Erfolgserlebnis teilst oder jedes Teammitglied bittest, kurz etwas Positives zu berichten.
Wahrnehmung schärfen
Wenn Du die Möglichkeit hast, halte Dein Teameeting vor Ort ab. Achte darauf, wer wo sitzt und wie sich die Atmosphäre im Raum gestaltet. Beobachte die Körpersprache Deiner Teammitglieder – oft verrät sie mehr als Worte.
Bewusste Kommunikation
Setze Deine Worte gezielt ein. Vermeide Warum-Fragen, da sie oft defensiv wirken, und formuliere stattdessen: „Was denkst Du darüber?“ So öffnest Du den Raum für Diskussionen und förderst eine wertschätzende Kommunikation.
Um achtsamer zu kommunizieren, ist das Verständnis von Kommunikationsdynamiken sehr hilfreich. Das Modell der Vier-Seiten-einer-Nachricht (Friedemann Schulz von Thun) oder die Transaktionsanalyse helfen an dieser Stelle schon ein ganzes Stück weiter. Mehr Infos zu beidem findest Du in diesen Blogartikeln:
Fazit: Meetings sind mehr als ein To-do auf Deiner Liste
Ein gut strukturiertes, achtsames und respektvolles Meeting schafft nicht nur Klarheit und Ergebnisse, sondern stärkt auch den Teamgeist. Indem Du die Phasen der Initialisierung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung bewusst gestaltest und die richtigen Fragen stellst, wirst Du schnell merken, dass Deine Teammeetings produktiver und harmonischer verlaufen.
